Vad ska diarieföras av inlägg och kommentarer?

Fråga: Om kommunen skriver inlägg/kommentar på någon annans sociala mediesajt, exempelvis någon annans Facebooksida. Därefter kommenterar någon det vi skrivit där. Den kommentaren till vårt inlägg/kommentar, innehåller något som vi skulle ha diariefört om det var på vår egen facebooksida. Ska vi diarieföra detta även fast konversationen äger rum på någon annans sida?

Svar: Ja, ni bör ta hand om den fråga som uppstår om man bedömer att frågan kräver handläggning på något sätt. Även om ni från början kommenterade på någon annans sida så kommenterade ju någon er kommentar direkt till er. Då spelar det ingen roll på vilken ”plattform” detta sker. Ni måste alltså avgöra utifrån innehållet i kommentaren om kommentaren ska tas omhand på något sätt (t.ex. diarieföras eller tillföras ett ärende i ett annat verksamhetssystem etc). Det är innehållet som styr.

Fråga: Om en person skriver ett inlägg eller kommentar på en annan persons eller organisations webbsida (som skulle diarieföras om det var på vår egen sida), men inlägget är inte en kommentar på något som kommunen skrivit på sidan, utan har skrivits dit spontant. Är kommunen skyldig att diarieföra det då?

Svar: Det beror på vad det handlar om. Man är inte skyldig att diarieföra inlägg bara för att det råkar röra kommunen, men man kan behöva agera på det i alla fall. Det finns ett fall där man har diskuterat frågor som hör till socialtjänsten som bl a skulle kunna utmynna i en anmälan om missförhållanden i en familj (ett barn kanske far illa). Om man som anställd inom kommunens socialtjänst ser detta så skulle man själv kunna ta initiativ till en kommentar på inlägget då man råder personen att vända sig till kommunen. Ingen diarieföring alltså, däremot en skyldighet att ta initiativ om man misstänker att barn far illa.

Fråga: Skall alla inlägg på en kommuns Facebook-sida diarieföras?

Svar: Nej, allt behöver inte diarieföras i kommunens ärendehanteringssystem (diarium), så länge det hålls ordnat, antingen på Facebook-sidan, eller annat verksamhetssystem.  Huvudsaken är att kommunen har ordning på alla inlägg, eftersom de är att betrakta som "allmän handling", och därmed ska kunna tas fram på begäran. Hur man håller ordning på handlingarna kan alltså myndigheten själv bestämma. Däremot måste sekretessbelagda handlingar diarieföras.

När frågan har hanterats och avslutats tar man ställning till om inlägget på Facebook och kommentarer kopplat till den kan gallras (tas bort och raderas) eller inte. Innan gallring får ske på Facebook ska kommunen fatta ett generellt gallringsbeslut (se faktaruta nedan om gallringsbeslut) för denna typ av forum och uppgifter. Inlägg från redaktören för Facebooksidan är också att betrakta som "allmän handling" och ska hanteras enligt samma rutiner som för inlägg från besökare på sidan.

Spara för eftervärlden: För att för eftervärlden fånga fenomenet Facebook och för att dokumentera själva mediet bör man t.ex. varje halvår eller vid en större förändring, bevara en ögonblicksbild av det sociala mediet som används. Detta kan ske genom att man återkommande bevarar delar av det sociala mediet under en vald tidsperiod elektroniskt i ett standardiserat format (se RA-FS 2009:2 för exempel på format), t.ex. en skärmdump.

Fakta

Gallringbeslut tar sikte på att ett inlägg kan gallras ”vid inaktualitet”. Det är alltså en bedömningsfråga när inlägget har tappat sin betydelse och aktualitet och kan tas bort. Inlägg och kommentarer som uppenbart inte behöver besvaras eller hanteras av kommunen, kan t ex bedömas ha en kortare gallringsfrist än en fråga som fått ett svar om det är av allmänt intresse.

Hjälpte informationen på sidan dig?


User information

Tack för att du hjälper oss!

Sidfot